Om HMSREG

Hjelp til å følge opp seriøsitetskrav og Byggherreforskrift

De fleste offentlige og mange private byggherrer har innført seriøsitetskrav i sine kontrakter. I en travel prosjekthverdag gir slike krav lite mening om det ikke skjer en systematisk oppfølging. Vi tror at den beste måten dette kan skje på, er i et samarbeid mellom byggherre og gode entreprenører med involvering og bruk av effektive prosesser. Derfor legger vi vekt på at HMSREG skal gjøre det enklere å være seriøs.

Dette skjer gjennom en effektiv bruk av digitale verktøy der informasjon i størst mulig grad registreres en gang og gjenbrukes. Det skjer også ved å delta i et aktivt arbeid for å skape bransjestandarder for seriøsitetskrav og arbeidsmåter. HMSREG gir mulighet til å invitere inn alle leverandører til å vedlikeholde egne mannskapslister og foretakets nøkkelinformasjon. Vi vil også aktivt samarbeide med bransjeorganisasjoner og andre aktører for å skape gode og effektive totalløsninger.

Dette har også gjort det nødvendig å tilrettelegge systemet slik at alle mannskaper blir informert om personvernet i løsningen og om muligheter til å selv sjekke informasjon som er registrert om den enkelte. Les mer om dette under Personvern i HMSREG.

Vi tror også på viktigheten av å styrke etablerte og gode ordninger i bransjen. Dette gjør vi mellom annet ved å benytte viktig informasjon fra Arbeidstilsynets HMS-kort ordning og ved et aktivt samarbeid med StartBANK. Les mer om integrasjoner og samarbeidspartnere.

Under vil dere finne en nærmere beskrivelse av nøkkelfunksjonalitet i HMSREG.

Oversikt over leverandører og aktivitet på alle lokasjoner

Oversikt over alle leverandører på et prosjekt blir generert på grunnlag av prosjektets kontraktshierarki. Informasjon om den enkelte leverandør hentes fra kilder som Foretaksregisteret, StartBANK, Arbeidstilsynets register over godkjente renholdsforetak og ProducteXchange. Informasjon om det enkelte foretak vises direkte i leverandøroversikten eller gjennom en mer detaljert informasjon om den enkelte leverandør med informasjon om hvilke prosjekter leverandøren er aktiv på og over tidligere leveranser.

HMSREG har kartvisning med oversikt over alle prosjekters leveranselokasjoner med oversikt over hvor mange som har vært inne i dag på den aktuelle lokasjonen. Fra kartet kan brukeren gå direkte til en lokasjon for å få mer informasjon om prosjektet og aktiviteten på lokasjonen.

Den enkelte leverandør kan inviteres inn i systemet for å registrere den selskapsinformasjonen som kreves i prosjektet og for å registrere og følge opp informasjon om eget mannskap. Innregistrering kan benyttes som en prosess der byggherre eller entreprenør kan godkjenne bruk av leverandøren på prosjektet.

Samordningsskjema

På bygge- og arbeidsplasser der virksomheter utfører arbeid samtidig skal det være en hovedbedrift som samordner arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS) på arbeidsplassen. Samordningsskjemaet dokumenterer hvem som er hovedbedrift og hvilke virksomheter samordningen omfatter.

Basert på leverandørinformasjonen kan systemet generere Samordningsskjema med et enkelt tastetrykk.

Les mer om samordning av HMS-arbeid på Arbeidstilsynets sider.

Mannskaper og kvalifikasjoner

Når leverandøren registrerer seg inn på prosjektet, kan listen over aktuelle mannskaper legges inn med den mannskapsinformasjonen som kreves av oppdragsgiver. Dette kan være informasjon om:

hvilke arbeidstakere som har fagbrev
hvem som er lærlinger
bransje-erfaring
gyldighet og utløpsdato på HMS-kort
språk og nasjonalitet
gjennomført HMS-opplæring
viktige sertifiseringer eller annen dokumentert kompetanse
ansettelsesgrad

Ved å kreve at leverandørene skal registrere ansettelsesgrad for den enkelte arbeider, kan dette følges opp i forhold til kontraktskrav og lovgiving.

Dersom en person har blitt benyttet på et tidligere prosjekt i HMSREG, kan informasjonen gjenbrukes. Mannskapslisten kan også lastes inn ved å bruke en Excel-basert mal.

Oversiktslister med full oversikt

Det er mange systemer som tilbyr elektronisk oversiktsliste for den enkelte byggeplassen. Det som er unikt for HMSREG er at den gir oversikt over mannskaper både på den enkelte lokasjon, det enkelte prosjekt og på tvers av prosjekter. Det kan tas ut oversiktsliste over alle mannskaper som har vært til stede på en gitt dag og det er enkelt å se hvem som er til stede i øyeblikket. Dette bygger på informasjon som hentes inn fra adgangskontrollsystem som benyttes på den enkelte lokasjonen, eller på bruk av HMSREGs egen mobilapp for inn- og ut-registrering der adgangskontrollsystem ikke er hensiktsmessig.

Gjennom løpende kontroll av at alle HMS-kort som er i bruk er gyldige og at forutsetningene som lå til grunn når kortet ble utstedt fortsatt er gyldige, verifiserer HMSREG mellom annet at arbeidstakeren har et ansettelseforhold med en godkjent leverandør på prosjektet.

Oppfølging av hendelser knyttet til seriøsitet

Systemet har automatisk generering av hendelser som kan indikere feil eller uryddig bruk av HMS-kort eller andre forhold med en leveranse som bør følges opp overfor leverandøren. Typiske hendelser er:

bruk av ugyldige HMS-kort (for eksempel et kort som er meldt tapt)
bruk av samme kort på flere lokasjoner samtidig
flere innregistreringer med samme kort i en kort periode (indikerer at samme kort er benyttet til å slippe inn flere personer)
innpassering av arbeidstaker der arbeidsgiveren er konkurs
innpassering av en arbeidstaker fra en leverandør der leveransen er avsluttet og flere andre situasjoner som kan indikere misbruk av kort, at det benyttes arbeidstakere som ikke er godkjent på prosjektet eller som ikke har ansettelsesforhold med den aktuelle leverandøren eller forhold knyttet til leverandøren som bør følges opp.

Hvilke hendelser som skal genereres og alvorlighetsgraden på hendelser, kan settes opp i prosjektmalen, en måte å definere en type prosjekt på med felles behandlingsregler.

Automatisk genererte hendelser eller andre oppfølginger kan opprettes som saker med standardisert saksgang og behandling. På den måten kan en enkeltsak eller et sett med saker overfor en leverandør følges opp, behandles, korrektive tiltak settes i verk og saken kan lukkes.

«Til stede»-kontroller

For å sikre at det ikke er feil personer på en oppdragslokasjon, har systemet støtte for gjennomføring av til stede-kontroller. En kontrollør kan reise ut til en lokasjon, starte en kontroll på et medbrakt nettbrett eller mobiltelefon. De vil da få oversikt over alle personer som er på plassen med enkel avsjekk av den enkelte på oversikten over innregistrerte personer. Det sjekkes også om personen bærer gyldig HMS-kort.

Om de finner personer som ikke er registrert inn, kan deres HMS-kort eller identifikasjon registreres. Uregelmessigheter kan følges opp og rapport for kontrollen lagres og knyttes sammen med annen prosjektinformasjon. Det lages statistikk over gjennomførte kontroller.

Seriøsitetskontroller

Systemet har også en egen tilleggsmodul for gjennomføring av seriøsitetskontroller. I denne modulen finnes det støtte for oppfølging av påseplikten gjennom gjennomføring av kontroll av lønns- og arbeidsvilkår.

Utvalg av firma for en slik kontroll kan skje basert på risikofaktorer som listes for aktuelle leverandører på et prosjekt. Når et selskap velges og en kontroll etableres, er det bare den som starter kontrollen og de medkontrollørene som denne inviterer som har tilgang til detaljert dokumentasjon som lastes opp i forbindelse med kontrollen. Dette er ofte personinformasjon som bare de som har et legitimt behov for det skal gis tilgang til, og som skal slettes automatisk etter at kontrollen er fullført.

Arbeidsgiver som velges for kontroll, får tilgang til en kryptert webside der dokumentasjonskrav listes basert på de standarder som er satt av kontrolløren, og dokumentasjonen lastes opp på denne siden. Det er også tilrettelagt med kommunikasjon mellom kontrollør og arbeidsgiver som blir behandlet fortrolig og slettes etter kontrollen er lukket.

Opplastet dokumentasjon blir sjekket mot forhåndsdefinerte sjekklister og det overordnede resultatet av kontrollen blir tilgjengelig for andre hos oppdragsgiveren som skal ha tilgang til denne informasjonen, men da på et overordnet nivå. Slik kan oppdragsgiveren sikre en risikobasert og effektiv kontrollvirksomhet.

Om det oppdages avvik fra forpliktelser i lovverk eller kontraktsbestemmelser, kan dette følges opp i forhold til alvorlighetsgraden gjennom å opprette saker. Når oppfølging er ferdig, lukkes kontrollen og dokumentasjon om enkeltmannskap slettes.

Rapportering, statistikk og analyse

HMSREG365 gir stor fleksibilitet til å registrere foretakets organisasjonsstruktur. Prosjekter kan knyttes inn i denne strukturen på alle nivåer. Dett gjør også at det kan rapporteres på nøkkelinformasjon knyttet til alle relevante nivåer fra den enkelte kontrakt og underentreprenør til hele foretaket.

Data blir gjort tilgjengelig gjennom faste informasjonsfelt, mulighet til å laste ned informasjon fra tabeller, definerte rapporter og oversikter som kan vise informasjon som graver eller tabellarisk.

Det finnes også egen støtte for å få produsert rapporter som skal sendes til Skatteetaten.